Prozessorientierte Ablage: Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur 2. Auflage

Vorwort Über die große Resonanz auf die erste Auflage freuen wir uns. Die zweite Auflage bietet uns Gelegenheit zu einigen Erweiterungen. Damit tragen wir auch kritischen Anmerkungen von Lesern Rechnung. Der Musteraktenplan in Kapitel 6 wurde ergänzt, vor allem die Spalte „Erläuterungen“. - ßerdem wurde die Prozessgruppe 3 „Organisationsentwicklung“ aus der Prozessgruppe 0 „Strategische Prozesse“ ausgegliedert, weil in der Praxis die Selbstentwicklung der Organi- tionen ein immer größeres Gewicht erhält. Das Konzept des elektronischen Zwischenarchivs wurde neu aufgenommen (Kapitel 11). Die Darstellung der Ablage von Wissensdokumenten in Kapitel 12 wurde völlig überarbeitet. An vielen anderen Stellen haben wir Ergänzungen im Detail vorgenommen. Wir hoffen, dass unser „praktischer Leitfaden“ seiner Aufgabe dadurch noch besser gerecht wird. Und wir vertrauen auf unsere Leser, uns durch ihre aufmerksame Begleitung weiter dabei zu helfen, das Prozessorientierte Ablagesystem zu verbessern. Rastatt und Nußloch, im August 2009 Wolf Steinbrecher Martina Müll-Schnurr 6 Vorwort Vorwort zur 1. Auflage Die Zeiten, in denen die Ablage „Sache des Azubi“ war, sind in Deutschland endgültig v- bei. Sind sie das wirklich? Nach wie vor wird das Thema „Ablagestruktur“ in deutschen Unternehmen mit einer gew- sen Geringschätzung behandelt. Erst in den letzten Jahren ist hier ein leichter Stimmun- wandel festzustellen. Dazu hat sicher die Verbreitung von Qualitätsmanagement beigetragen, vor allem in der prozessorientierten Fassung der DIN EN ISO 9001:2000. Cover ......Page 1 Prozessorientierte Ablage ......Page 2 ISBN 978-3-8349-1582-5......Page 4 Vorwort......Page 6 Vorwort zur 1. Auflage......Page 7 Inhaltsverzeichnis......Page 8 Verlorene Zeit, verschwendete Kosten......Page 12 Wirkungen der EDV......Page 13 Papierordnung als Grundlage......Page 15 Der Begriff „Dokumentenmanagement“......Page 17 Büro-Software......Page 18 Teil A: Grundlagen......Page 20 1.1 Warum müssen Informationen aufbewahrtwerden?......Page 22 1.1.3 Internationale Normung DIN ISO 15489......Page 23 1.3 Aufbewahrungsfristen......Page 25 1.4 Wo muss aufbewahrt werden?......Page 27 1.6 Was bedeutet GDPdU?......Page 28 1.8 Grundlegende Anforderungen der DIN 15489-1......Page 30 2.1 Was ist eigentlich Unordnung?......Page 32 2.2.1 Die Begriffe „Merkmal“ und „Ausprägung“......Page 33 2.2.2 Merkmale und Ausprägungen sind zum Teil Definitionssache!......Page 34 2.3.1 Ordnung im Ruhezustand: Sortieren des Vorhandenen......Page 35 2.3.2 Dynamische Merkmale: Der Fall des orangen Kärtchens......Page 36 2.4.1 Mehrdimensionale Matrixordnungen......Page 38 2.4.2 Sperrige Objekte: Mehrfarbige Kärtchen......Page 39 2.5 Von der mehrdimensionalen Ordnung zur Klassifikation......Page 40 2.6 Klassifikation als dynamisches System......Page 42 2.7.1 Eine Excel-Datenbank zur Illustration......Page 43 2.7.2 Der Zusatzaufwand für Datenbanken......Page 44 2.8 Gegliederte Merkmale......Page 45 3.1 Definition der Merkmale......Page 48 3.2 Das problematische Merkmal „Gegenstand“......Page 50 3.2.1 Das Prinzip des „führenden Merkmals“ am Beispiel einer EDV-Ablage......Page 52 3.3 Dokumententräger und der Medienbruch......Page 54 4.1.1 Ziele der prozessorientierten Herangehensweise......Page 56 4.1.2 Definition des Vorgangs......Page 57 4.2.1 Definition des Prozesses......Page 58 4.2.2 Verschiedene Prozessarten......Page 59 4.2.3 Eine neue Denkweise: Die Prozessorientierung......Page 61 4.2.4 Prozesslandkarten......Page 62 4.3 Prozessorientiertes Ablagesystem (PAS)......Page 63 4.4 Vorgangsdokumente, Prozessdokumente, Wissensdokumente......Page 66 4.5 Prozessnahe Wissensdokumente („Informationspools“)......Page 70 5.2 Für sehr kleine Büros: Die Schlagwortablage......Page 74 5.3 Standard-Aktenpläne nach Merkmal „Gegenstand“......Page 75 5.4 Die amerikanische Ablagestruktur......Page 77 5.5 Vorteile des prozessorientierten Ablagesystems......Page 79 Teil B: Der organisationsspezifische Aktenplan......Page 82 6.1 Beispiel für einen Aktenplan......Page 84 6.2 Prozessorientierte Anwendung des Aktenplans......Page 91 6.4 Den Aktenplan mit einem Schlagwortverzeichnis erschließen......Page 92 7.2 Ordnung der Vorgangsdokumente in den Kernprozessen......Page 94 7.2.1 Beispiel C: Die Fahrradhandlung Rad & Tat......Page 97 7.3 Modifikation durch ERPbzw. durch CRM-Software......Page 102 7.4.1 Beispiel D: Der Verpackungshersteller SurePack......Page 105 7.5 Einzelprojekte vs. Massenprozesse......Page 109 7.6 Ausnahme von der Regel: Die objektbezogene Ablage......Page 112 7.7 Pflege und Ablage der Prozessdokumente......Page 114 7.8 Zuordnung von Informationspools......Page 120 7.9 Ihre Aufgaben Schritt für Schritt......Page 121 7.10 Kernprozesse aus Abteilungssicht......Page 123 8.1 Eine Ordnerliste Ihrer Organisation......Page 126 8.2 Eine erste Anpassung des Musteraktenplans......Page 129 8.4 Einbeziehung der elektronischen Dokumente......Page 131 8.5 Planktonprozesse......Page 132 8.6 Ergänzung: Wie tief gliedern wir den Aktenplan?......Page 133 Schwach strukturierte Prozesse sind schwer abgrenzbar......Page 138 Eine Ordnung der Prozesse auf der Basis eines Kreislaufs......Page 139 Wissensdokumente in strategischen Prozessen......Page 141 9.2 Gremiensitzungen und gekreuzte Prozesse......Page 143 9.3 Weitere Beispiel für Wechselwirkungen von Prozessen......Page 146 Teilakten in der Papierablage......Page 150 Teilakten in der elektronischen Ordnerhierarchie......Page 152 Möglichkeit 1: Pragmatische Teilaktenbildung......Page 153 Möglichkeit 3: Auf Vorgangsordner verzichten......Page 154 10.2 Projektordner......Page 155 Einheitliche innere Struktur der Projektordner nach Meilensteinen......Page 156 Übergang zur mehrdimensionalen Ordnung......Page 158 11.1 Ordnung der Windows-Ablage......Page 162 11.2 Referenzbestand der Dokumente......Page 165 11.3 Zugriffsrechte und Abteilungslaufwerke......Page 166 11.4 Namensregeln für elektronische Dokumente......Page 168 11.5 Legen Sie ein elektronisches Zwischenarchiv an!......Page 171 12.2 Prozesssteuernde und „echte“ Wissensdokumente......Page 174 12.3 Bevor Sie ordnen: Prüfen Sie den Aufwand!......Page 175 12.4 Nachschlagewerke......Page 178 12.5 Technik 1: Mehrfachklassifikationen......Page 179 12.6 Wissensarchive......Page 181 12.7 Technik 2: Volltextrecherche und Indexierung......Page 182 12.8 Technik 3: Verschlagwortung von Wissensdokumenten......Page 185 12.9 Ideenmanagement......Page 187 12.10 Technik 4: Semantische Suche......Page 188 12.11 Technik 5: Semantic Wikis......Page 190 12.12 Wissensarchive und das Internet......Page 191 Teil C: Ordnung am Arbeitsplatz......Page 192 13.1 Was bedeutet Transparenz?......Page 194 13.2 Ordnung im eigenen Office......Page 195 13.3 Der Weg der Dokumente über den Schreibtisch......Page 196 13.4 Ordnung im E-Mail-Posteingang......Page 200 13.5 Das Prinzip der Einmaligkeit......Page 203 14.1.1 Wiedervorlage auf Papier......Page 204 14.1.2 Elektronische Wiedervorlage-Ordner......Page 205 14.1.3 Wiedervorlage über die Aufgabenliste in Outlook......Page 206 14.2 Aufgaben planen......Page 207 15.1 Ordnung im Büro spart Kosten......Page 210 15.2 Ordnung in 4 Schritten – F A S S......Page 211 15.3 Reduzieren Sie die E-Mail-Flut......Page 213 16.1 Checklisten......Page 216 16.2 Das Office-Handbuch......Page 217 16.3 Vereinbaren Sie Regeln zu Handakten......Page 218 Teil D: Ein Reorganisationsprojekterfolgreich durchführen......Page 220 17.1 Versichern Sie sich der UnterstützungIhrer Führung!......Page 222 17.3 Das 8-Etappen-Schema zur Ablage-Reorganisation......Page 223 17.5 Wann brauchen Sie externe Unterstützung?......Page 224 18.2 Im Team gelingt ohne Vereinbarungen keine Reorganisation......Page 226 Ernennen Sie Dokumentenmanagementbeauftragte!......Page 227 Inhalte von Vereinbarungen zur Ablagestruktur im Team......Page 228 19.1 Überhöhte Schätzungen des Suchaufwandes......Page 232 19.2 Eine empirische Untersuchung......Page 234 19.3 Mikroverschwendungen......Page 238 19.4 Zieldimensionen der prozessorientierten Ablage......Page 239 20.1 „Papierloses Büro“ und „Dokumenten-Management-Systeme“......Page 242 20.2 Was bedeutet „Dokumenten-ManagementSystem“?......Page 244 20.3 Die Anwendungsfelder von DMS......Page 247 20.3.2 Archivsysteme......Page 248 20.3.3 Vorgangsbearbeitungssysteme......Page 249 20.3.4 Workflow-Systeme......Page 250 20.3.5 Dokumentationsoder Recherchesysteme......Page 251 Die Funktionen eines DMS......Page 252 DMS erspart nicht den Aufbau einer Ablagestruktur......Page 254 Ist das PAS auf alle Prozesse anwendbar?......Page 256 Behandelt dieses Buch alle Themen desProzessorientierten Ablagesystems umfassend?......Page 257 Anhang......Page 259 Das Acht-Meilenstein-Schema der Ablage-Reorganisation......Page 260 Glossar......Page 270 Literatur......Page 278 Stichwortverzeichnis......Page 282 Martina Müll-Schnurr......Page 285