Prozessorientierte Ablage : Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur

Wachsender Umfang und Beschleunigung der Kommunikationsprozesse üben großen Druck auf die Unternehmen aus, ihre Dokumentenflüsse effizient zu gestalten. Viele Unternehmen versuchen diesen Anforderungen gerecht zu werden, indem sie ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen. Aber mehr als 50 Prozent dieser Vorhaben scheitern in der Praxis, weil sie als isolierte IT-Projekte angelegt werden: Die Gesamtorganisation (incl. Qualitätsmanagement) wird ungenügend einbezogen, und die Ordnung der immer noch verbleibenden Papierdokumente wird nicht mit der EDV verzahnt. Prozessorientierung in der Ablage heißt: Vor der Anschaffung einer Software sind Ordnerstrukturen zu definieren, die entlang der Wertschöpfungsprozesse verlaufen und deshalb für die Anwender einsichtig sind. Die Ablage wird teamfähig - und damit auch DMS-fähig. Dieses Buch weist den Weg zur effizienten teamfähigen Ablage. Dabei bildet das unflexiblere Medium (meist Papier) den Ausgangspunkt, um eine klare und verbindliche Struktur für alle Dokumentenarten zu definieren. Mit zahlreichen Beispielen, Abbildungen, Checklisten, Tipps und Tricks ist es ein praktischer Leitfaden zur Gestaltung einer modernen Ablagestruktur. - Grundlagen der prozessorientierten Ordnung: Vorgangs-, Prozess- und Wissensdokumente - Der organisationsspezifische Aktenplan: Kern-, Unterstützungs- und strategische Prozesse - Ordnung am Arbeitsplatz: Termine und E-Mails verwalten, Hilfsmittel für die Teamordnung - Ein Reorganisationsprojekt erfolgreich durchführen mit dem Acht-Meilensteine-Schema Die beiden Autoren Wolf Steinbrecher und Martina Müll-Schnurr verfügen über eine mehrjährige Beratungs- und Seminartätigkeit im Bereich Dokumentenmanagement und Prozessoptimierung. Vorwort Die Zeiten, in denen die Ablage „Sache des Azubi“ war, sind in Deutschland endgültig v- bei. Sind sie das wirklich? Nach wie vor wird das Thema „Ablagestruktur“ in deutschen Unternehmen mit einer gew- sen Geringschätzung behandelt. Erst in den letzten Jahren ist hier ein leichter Stimmun- wandel festzustellen. Dazu hat sicher die Verbreitung von Qualitätsmanagement beigetragen, vor allem in der prozessorientierten Fassung der DIN EN ISO 9001:2000. Zum ersten Mal wurde ein strenger Maßstab an die Lenkung von Dokumenten angelegt und deutlich gemacht, dass zur Beherrschung von Prozessen auch ein durchdachtes und in der Unternehmenskultur verankertes Dokumentenmanagement gehört. Allerdings beschränkten sich die expliziten Forderungen der DIN 9001:2000 auf die „für das Qualitätsmanagementsystem erforderlichen Dokumente“ (Abschnitt 5.5.6). Daraus resulti- ten in vielen Unternehmen Insellösungen für die QM-Dokumentationen, während der große Rest der „normalen“ Schriftstücke nach althergebrachter Weise – das heißt ohne untern- mensweit definierte Struktur – verwaltet wurde. Die im Dezember 2002 veröffentlichte Norm DIN ISO 15489 „Schriftgutverwaltung“ setzte dieser künstlichen Trennung ein Ende. Sie bezog sich von vornherein auf die Gesamtheit der Dokumente einer Organisation, unabhängig von ihrem konkreten Gegenstand und von ihrer Form in Papier, auf elektronischen Massenträgern, als Mikrofiche, Bild oder Tonträger. Und sie machte unmissverständlich klar, dass Schriftgutverwaltung eine Führungsaufgabe ist und die Festlegung der entsprechenden Grundsätze, Regeln und Zielvorgaben zur Kernverantw- tung des Managements gehört. Front Matter....Pages 1-10 Einleitung....Pages 11-16 Front Matter....Pages 17-17 Welche Dokumente müssen abgelegt werden?....Pages 19-28 Fachbegriffe der Ordnungstheorie....Pages 29-43 Merkmale von Dokumenten....Pages 45-51 Prozessorientierte Ablage....Pages 53-63 Ablagesysteme abwägen....Pages 65-71 Front Matter....Pages 73-73 Musteraktenplan....Pages 75-82 Kernprozesse ordnen....Pages 83-111 Unterstützungsprozesse ordnen....Pages 113-120 Strategische Prozesse ordnen....Pages 121-126 Teilakten und Projektordner....Pages 127-134 Ordnung der EDV-Dokumente....Pages 135-141 Wissensdokumente....Pages 143-154 Front Matter....Pages 155-155 Ordnung am einzelnen Arbeitsplatz....Pages 157-165 Termine verwalten....Pages 167-171 Aufgeräumt im Team....Pages 173-177 Hilfsmittel für die Teamordnung....Pages 179-182 Front Matter....Pages 183-183 Ein Reorganisations-Projekt planen....Pages 185-188 Das Team ablagefähig machen....Pages 189-192 Einsparpotenziale durch Ablagereorganisation....Pages 193-200 Front Matter....Pages 183-183 Ein Dokumentenmanagement-System einführen....Pages 201-214 Back Matter....Pages 215-239 Wachsender Umfang und Beschleunigung der Kommunikationsprozesse üben einen immensen Druck auf die Unternehmen aus, ihre Dokumentenflüsse effizient zu gestalten. Dieses Buch weist den Weg zur effizienten elektronischen Ablage.