Prozessmodernisierung in der öffentlichen Verwaltung : Prozesse selbst analysieren, optimieren, digitalisieren. Praxisnah mit zahlreichen Leitfäden

Dieses Buch zeigt, wie der Weg der Verwaltungsdigitalisierung durch optimierte Prozesse erfolgreich beschritten werden kann. In einer Zeit, in der die Komplexität der Aufgaben, der Druck zur Digitalisierung und der Personalmangel stetig steigen, müssen Kommunalverwaltungen ihre Prozesse kritisch hinterfragen, Schwachstellen darin beseitigen und so die Arbeitslast der Beschäftigten verringern. Zu Beginn erfahren Sie, welche Vorteile Kommunen von der Digitalisierung ihrer Prozesse erwarten können und welche Abläufe sich dafür eignen. Es folgen Empfehlungen für die Etablierung eines Teams für das Prozessmanagement, das als unabhängiger Vermittler und zentrales Kompetenzzentrum rund um die Prozessmodernisierung dienen kann. Ein eigenes Kapitel bietet Grundlagen zur Prozessdigitalisierung sowie einen ausführlichen Leitfaden zur Prozessanalyse. Es folgen Vorschläge und Tipps für die Durchführung von Workshops, in denen die Prozessbeteiligten gemeinsam praxistaugliche Verbesserungen entwickeln. Konkrete Tipps zum Umgang mit internen Widerständen helfen dabei, die Akzeptanz für Veränderung zu steigern. Das bisher entwickelte Verständnis der jeweiligen Prozesseigenheiten und die Anleitungen zur Anforderungsformulierung helfen den Entscheider:innen, die bestmögliche Software für die Digitalisierung der Prozesse zu finden. Doch Software alleine löst keine Probleme: nur durch die kritische Analyse der Ist-Prozesse und die aktive Mitgestaltung der Beschäftigten kann die Verwaltungsmodernisierung zielgerichtet und flächendeckend erfolgen. Dieses Buch zeigt anhand von Erfahrungswerten, Best Practices und Leitfäden, wie dies gelingen kann. Aus dem Inhalt Digitalisierung: Problem oder Lösung? Prozessdigitalisierung in der Verwaltung: Voraussetzungen und Potenziale Verantwortung statt Zuständigkeit: ein Prozessteam etablieren und Prozesse abbilden Grundlegende Tipps zur Prozessoptimierung Prozessanalyse von A bis Z – wer macht wann was, und warum? Optimierung und Digitalisierung: Prozessworkshops und Software-Suche „Das haben wir schon immer so gemacht" – Widerständen begegnen Vorwort: Was dieses Buch leisten kann Danksagung Inhaltsverzeichnis Über die Autorin Abbildungsverzeichnis 1 Digitalisierung: Problem oder Lösung? 1.1 Eine neue Herangehensweise für Verwaltungsdigitalisierung 1.1.1 „Wir brauchen eine neue Webseite.“ 1.1.2 Ein städtisches Start-up 1.1.3 Gute Idee, aber... 1.2 Herausforderungen in der Verwaltung 1.2.1 Online-Zugangsgesetz 1.2.2 E-Akte 1.2.3 Fachkräftemangel 1.2.4 Digitalisierung? 1.3 Mit der Verwaltung für die Verwaltung 1.3.1 Ein Werkzeugkasten für die Prozessdigitalisierung 1.3.2 Der lange Weg zur Prozess-Software 2 Prozessdigitalisierung: Voraussetzungen und Potenziale 2.1 Ein Schritt zurück: Was sind Prozesse? 2.1.1 Was Prozesse ausmacht 2.1.2 Reproduzierbarkeit als Basis für Standardisierung 2.2 Vorteile der Prozessdigitalisierung – Lohnt sich der Aufwand? 2.2.1 Vorteil 1: Prozesse zurück in die Hände der Beschäftigten geben 2.2.2 Vorteil 2: Gleichzeitigkeit der Bearbeitung und Informationsaustausch in Echtzeit 2.2.3 Vorteil 3: Ortsunabhängiges Arbeiten 2.2.4 Vorteil 4: Erhöhung der Transparenz 2.2.5 Vorteil 5: Wiederverwertbarkeit von Daten 2.2.6 Die Vorteile in der praktischen Umsetzung 2.3 Welche Prozesse können digitalisiert werden? 2.3.1 Digitalisierung ist kein Selbstzweck 2.3.2 Wann ist ein Verwaltungsprozess digitalisierbar? 3 Verantwortung statt Zuständigkeit: ein Prozessteam etablieren und Prozesse abbilden 3.1 Warum ist ein eigenes Prozessmanagement nötig? 3.1.1 Fachwissen und Prozesskompetenz zusammenbringen 3.1.2 Der neutrale Blick von außen 3.1.3 Dezentral digitalisieren, zentral unterstützen 3.1.4 Steuerung und Strategie 3.2 Das Team zusammenstellen 3.2.1 Wie fügt sich das Team in die Organisationsstruktur ein? 3.2.2 Eine geeignete Teamleitung finden 3.2.3 Das Team zusammenstellen 3.2.4 Ressourcen bereitstellen 3.2.5 Eigenständigkeit fördern 3.3 Wenn die Verwaltung wüsste, was die Verwaltung weiß: Prozesserhebung 3.3.1 Ein Prozess in vielen Köpfen 3.3.2 Wer sollte wann an der Prozesserhebung beteiligt werden? 3.3.3 Prozessabbildung: Gründlichkeit oder Fokus? 4 Better done than perfect: Grundlegende Tipps zur Prozessoptimierung 4.1 Schlechte analoge = schlechte digitale Prozesse 4.2 Fachneutral denken: Was Verwaltungsprozesse gemein haben 4.3 Raus aus den Gewohnheiten: Kreativität fördern 4.4 Was ist eigentlich ein Formular? Daten verstehen 4.5 Perfektionismus adé: in Optimierungsgraden denken 5 Wer macht wann was, und warum? Prozessanalyse von A bis Z 5.1 Die Beteiligten 5.1.1 Die auslösende Person 5.1.2 Hauptverantwortliche:r Bearbeiter:in 5.1.3 Weitere Beteiligte 5.2 Dokumente und Daten 5.3 Arbeitsschritte 5.4 Organisatorisches 5.4.1 Unterschriften, Sichtvermerke, Kenntnisnahmen 5.4.2 Fristen 5.4.3 Transparenz 5.4.4 Aufbewahrung/Archivierung 5.5 Kleiner Exkurs zum Datenschutz 5.5.1 Fragen zum Datenschutz 5.5.2 Datenschutz-Folgenabschätzungen 5.6 Kurzversion des Fragenkatalogs 6 Optimierung und Digitalisierung: Prozessworkshop und Software-Suche 6.1 Wer, wann, wo, wie, was? Organisatorisches 6.1.1 Wer sollte am Workshop teilnehmen? 6.1.2 Wann und wie lange sollte der Workshop stattfinden? 6.1.3 Wo sollte der Workshop stattfinden? 6.1.4 Wie wird eingeladen? 6.1.5 Vorbereitungen treffen – Inhalte und Methoden 6.2 Vorschlag für den Aufbau eines Prozessworkshops 6.2.1 Intro und Check-In (10 min) 6.2.2 Verteilung von Rollen (5 min) 6.2.3 Commitment auf gemeinsame Ziele und Regeln (5 min) 6.2.4 Individueller Prozessbericht: Was ist gut, was geht besser? (20 min) 6.2.5 Den Prozess gemeinsam durchsprechen (1–2 Std.) 6.2.6 Verteilung von Aufgaben (10 min) 6.2.7 Check-Out und Feedback (10 min) 6.3 Nachbereitung des Workshops 6.3.1 Offene Probleme lösen und Fragen klären 6.3.2 Erste Verbesserungen umsetzen 6.4 Zeit für Digitalisierung: vom optimierten zum digitalen Prozess 6.4.1 Was muss die Software können? Anforderungen formulieren 6.4.2 Vorhandene Lösungen auf Einsetzbarkeit untersuchen 6.4.3 Weitere Optionen zur Suche nach einer Software 7 „Das haben wir schon immer so gemacht“ – Widerständen begegnen 7.1 Widerstand ist ganz normal – und hat verständliche Gründe 7.1.1 Angst vor mehr Arbeit 7.1.2 Angst davor, Fehler zu machen 7.1.3 Angst vor Bedeutungsverlust 7.1.4 Das Gefühl, die bisherige Arbeit wird nicht wertgeschätzt 7.1.5 Angst vor Kontrollverlust 7.1.6 Das Bedürfnis, andere zu schützen 7.2 Mit welchen Widerständen zu rechnen ist und wie man ihnen begegnen kann 7.2.1 Widerstände aus emotionalen Gründen 7.2.2 Prozessbezogene Widerstände 7.3 Widerständen vorbeugen – Miteinbeziehung und Wertschätzung 7.3.1 Verständnis erzeugen – warum machen wir das? 7.3.2 Beteiligte zur Mitgestaltung motivieren – was habt ihr davon? 7.3.3 Mit motivierten Beschäftigten anfangen 7.3.4 Offene Kommunikation und Erwartungsmanagement 7.3.5 Kennzahlen erheben und Verbesserungen messen 7.3.6 Wertschätzung zeigen – Erfolge feiern 8 Fazit: Verwaltungsmodernisierung durch Prozessoptimierung