Praxishandbuch Chefentlastung: Der Leitfaden Für Effizientes Zeitmanagement, Selbstmanagement Und Informationsmanagement Im Office (german Edition)

Niemand im Unternehmen arbeitet enger zusammen als Sie: Chef und Sekretärin/Assistentin. Das Zusammenspiel Ihres Teams ist ein entscheidender und wichtiger Faktor. Nur, wenn Sie mit Ihrem Vorgesetzten gut zusammenarbeiten, können Sie ihn auch wirklich entlasten. In dieser fordernden und hektischen Zeit ist Chefentlastung eine Voraussetzung für den Unternehmenserfolg. Die Aussage „Hinter jedem erfolgreichen Chef steht eine erfolgreiche Sekretärin/Assistentin“ gewinnt mehr und mehr an Bedeutung. Häufig sind es die Kleinigkeiten, die das Dream-Team ausmachen. In diesem Buch (nun in der 2. Auflage) erhalten Sie Hinweise und Tipps für jeden Tag und viele Situationen, die Ihnen und Ihrem Chef die Zusammenarbeit erleichtern. Betrachten Sie diese Ausgabe als einen wertvollen Ratgeber für Ihre tägliche Praxis der Chefentlastung. Vorwort 5 Inhaltsverzeichnis 6 1 Erwartung an die Sekretärin/Assistentin 9 1.1 Fachliche Kompetenzen 10 1.2 Soziale Kompetenzen („Soft Skills“) 11 1.3 Wie sieht die Zukunft aus? 12 1.4 Wo stehen Sie heute, was müssen Sie tun? 13 1.5 Rund um das Thema Organisation 15 1.5.1 Ablagemöglichkeiten für den Schreibtisch 18 1.5.2 Die eigene Organisation/Ordnung 20 1.5.3 Ablage-Effizienz: Was gehört wo hin? 21 1.5.4 Ablage und Co. 21 1.5.5 Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen 23 1.5.6 Der Aktenplan – das Herz jeder Ablage 24 1.5.7 Wiedervorlage 33 1.6 Organisation von Veranstaltungen 34 1.6.1 Besprechungen 34 1.6.2 Geschäftsreisen 46 1.6.3 Messen 50 1.6.4 Events 60 2 Zeitmanagement 64 2.1 Ziele setzen 65 2.2 Umgang mit Zeitdieben und Störfaktoren 69 2.3 Grundregeln der Zeitplanung 72 2.4 Tipps für den Alltag 73 2.5 Prioritäten 81 2.5.1 A-B-C-Analyse 81 2.5.2 Das Eisenhower-Prinzip 85 2.5.3 Das Pareto-Prinzip 86 2.6 Stille Stunden einplanen 86 2.7 Zeitanalyse 87 2.7.1 Die Alpen-Methode 90 2.7.2 Die „Salami-Taktik“ 91 2.8 Welcher Zeittyp sind Sie/ist Ihr Chef? 92 3 Rund um das Thema Selbstmanagement 98 3.1 Ziele setzen – der Beginn einer guten Chefentlastung 98 3.2 Leitfaden für Ihr Selbstmanagement 103 4 Das Telefon 108 4.1 Die Visitenkarte Ihres Unternehmens 108 4.2 Allgemeine Telefonregeln 110 4.3 Killerphrasen vermeiden 114 4.4 Der Umgang mit schwierigen Anrufern 115 4.5 Durch Reklamationen Kunden gewinnen 119 5 Ihre Persönlichkeit 123 5.1 Selbstbewusstsein zeigen – sicher auftreten 124 5.1.1 Was heißt Selbstbewusstsein? 124 5.1.2 Ursachen 125 5.1.3 Merkmale 127 5.1.4 Lernen Sie das „Nein-Sagen“ 129 5.1.5 Selbstbewusstsein und Selbstsicherheit stärken 132 5.2 Motivation und ihre Bedeutung 139 5.2.1 Sich selbst und die Umwelt motivieren 141 5.3 Umgang mit Stress 145 5.3.1 Stress und Ursprung 145 5.3.2 Stressfaktoren erkennen 147 5.3.3 Wie Sie mit Stress umgehen und ihn mindern 153 6 Stil und Etikette 168 6.1 Besucher- und Gästeempfang 168 6.2 Bewirtung 171 6.3 Etikette – was ist „in“, was ist „out“? 174 6.4 Ihr Auftritt macht’s 178 7 Zusammenarbeit mit dem Chef 196 7.1 Delegieren 196 7.2 Kommunikation mit dem Chef 198 7.3 Wie Sie Ihren Chef entlasten 199 7.4 Die Erwartungen Ihrer Chefin/Ihres Chefs 207 7.5 Was Sie für die Chefentlastung über Führung wissen 211 7.5.1 Grundsätzliche Führungsstile 211 7.5.2 Die gängigsten Management-Systeme 213 7.6 Verschiedene Cheftypen 218 7.6.1 Was sollten Sie vermeiden? 221 8 Informationsmanagement 223 8.1 Professioneller Umgang mit Informationen 224 8.2 Informationsselektion 227 9 Teamarbeit 231 9.1 Ab morgen seid ihr ein Team! 231 9.2 Warum Teamarbeit? 233 9.3 Entwicklungsphasen eines Teams 234 9.4 Die verschiedenen Teamrollen 236 9.5 Konflikte im Team erkennen und bewältigen 238 9.6 Teamarbeit gestalten 239 Anhang 243 Übungen mit Lösungen 243 Hilfreiche Internet-Adressen 250 Stichwortverzeichnis 261 Über die Autorin 264 Niemand im Unternehmen arbeitet enger zusammen als Sie: Chef und Sekretärin/Assistentin. Das Zusammenspiel Ihres Teams ist ein entscheidender und wichtiger Faktor. Nur, wenn Sie mit Ihrem Vorgesetzten gut zusammenarbeiten, können Sie ihn auch wirklich entlasten. In dieser fordernden und hektischen Zeit ist Chefentlastung eine Voraussetzung für den Unternehmenserfolg. Die Aussage „Hinter jedem erfolgreichen Chef steht eine erfolgreiche Sekretärin/Assistentin2 gewinnt mehr und mehr an Bedeutung. Häufig sind es die Kleinigkeiten, die das Dream-Team ausmachen. In diesem Buch (nun in der 2. Auflage) erhalten Sie Hinweise und Tipps für jeden Tag und viele Situationen, die Ihnen und Ihrem Chef die Zusammenarbeit erleichtern. Betrachten Sie diese Ausgabe als einen wertvollen Ratgeber für Ihre tägliche Praxis der Chefentlastung. Aus dem Inhalt - Erwartungen an die Sekretärin/Assistentin - Zeitmanagement - Rund um das Thema Selbstmanagement - Persönlichkeit - Stil und Etikette - Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten - Informationsmanagement - Teamarbeit Die Autorin Sibylle May blickt auf langjährige Erfahrungen als Sekretärin, Assistentin und Marketing- und Vertriebskoordinatorin mit Führungsaufgaben in internationalen Konzernen zurück. Seit 1991 bietet sie mit ihrem Beratungsbüro Sibylle May Training, Seminare, Coaching, Bewerber- und Karriereberatung an. Trainingsschwerpunkte sind unter anderem alle Themen rund um das Sekretariat wie Korrespondenz, Zeitmanagement, Kommunikation, Projektmanagement, Konfliktmanagement und Persönlichkeit, ein wesentlicher Faktor für die Chefentlastung Front Matter....Pages 1-9 Erwartung an die Sekretärin/Assistentin....Pages 11-65 Zeitmanagement....Pages 67-100 Rund um das Thema Selbstmanagement....Pages 101-110 Das Telefon....Pages 111-125 Ihre Persönlichkeit....Pages 127-171 Stil und Etikette....Pages 173-200 Zusammenarbeit mit dem Chef....Pages 201-227 Informationsmanagement....Pages 229-236 Teamarbeit....Pages 237-248 Back Matter....Pages 249-273 Niemand im Unternehmen arbeitet enger zusammen als Sie: Chef und Sekretarin/Assistentin. Auflage) erhalten Sie Hinweise und Tipps fur jeden Tag und viele Situationen, die Ihnen und Ihrem Chef die Zusammenarbeit erleichtern.