Dokumenten-Management : Informationen im Unternehmen effizient nutzen

Das umfassende Kompendium zum Dokumenten-Management Vollständige Darstellung des Themas Dokumenten-Management Organisation, Technik und Recht (Deutschland, EU und Schweiz) Anforderungen, Einführung und Migration Neu in der 6. Auflage: Cloud-Technologien, KI, Blockchains und Anforderungsanalyse Dieses Kompendium behandelt alle wesentlichen Fragen des Dokumenten-Managements ganzheitlich und umfassend. Dabei werden Fragen der Projektplanung und der Einführung von Dokumenten-Management-Lösungen ebenso behandelt wie organisatorische, wirtschaftliche und technische Aspekte. Außerdem werden die rechtlichen Rahmenbedingungen für Deutschland, die Europäische Union – soweit die entsprechenden Vorschriften einheitlich in der ganzen EU gültig sind – und für die Schweiz ausführlich dargestellt. Die Beschreibung von Funktion, Anwendung und Nutzen von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) bildet auch in der vorliegenden Auflage einen Schwerpunkt. Sie werden sowohl mit dem für eine erfolgreiche Lösungsimplementierung erforderlichen Wissen ausgestattet, als auch in die Lage versetzt, die Funktionsweise von DMS zu verstehen und Systemalternativen zu beurteilen. Durch mehrere Anwenderberichte werden unterschiedliche Projektschwerpunkte und -ansätze veranschaulicht. Um den aktuellen Entwicklungen und Schwerpunkten besser gerecht zu werden, wurde das Buch vollständig neu strukturiert und umfassend überarbeitet. In der sechsten Auflage dieses Standardwerks werden aktuelle IT-Trends mit Relevanz für die Dokumentenverwaltung detailliert beschrieben. Neben den etablierten Cloud-Technologien werden auch neue Ansätze aus dem Bereich der Künstlichen Intelligenz oder Blockchains diskutiert und bewertet. Das Rechtskapitel wurde aufgrund der Änderungen im Bereich des Datenschutz-, IT- und Steuerrechts vollständig überarbeitet und ausgebaut. Neu eingeführt wurde ein Kapitel zum Thema Anforderungsanalyse. Die vorgestellten Anwendungsfälle wurden aktualisiert. 1Einführung 1.1Relevanz von Dokumenten-Management 1.2Begriffe zum Dokumenten-Management 1.2.1Der Begriff des »Dokuments« 1.2.2Dokumenten-Management als eine organisatorische Aufgabe 1.2.3Archivierung als unterstützende Funktion 1.3Die Entwicklung des Dokumenten-Managements 1.4Dokumenten-Management und Recht 1.5Leistungen eines Dokumenten-Management-Systems 1.6Bestandteile einer Dokumenten-Management-Lösung 1.7Aufbau des Buches 2Anforderungen an das Dokumenten-Management 2.1Fachliche Anforderungen 2.1.1Anwendungsgebiete 2.1.2Prozesse 2.1.3Dokumente 2.2Szenarien des Dokumenten-Managements 2.2.1Eingangspostbearbeitung 2.2.2Automatische inhaltliche Verarbeitung 2.2.3Langzeitarchivierung 2.2.4Workflow 2.3Dokumenten-Management-Organisation 2.3.1Geschäftsprozesse und Ablauforganisation 2.3.2Kennzeichnung und Beschreibung von Dokumenten 2.3.3Dokumentationsstruktur 2.3.4Nachweis von Änderungen 2.3.5Struktur von Ablagen und Archiven 2.3.6Zugriffsrechte und Verantwortlichkeit 3Rechtliche Anforderungen an das Dokumenten-Management 3.1Das Kapitel »Rechtliche Aspekte« 3.1.1Allgemeine Grundsätze 3.1.2Konkretes Beispiel: Elektronische Rechnung 3.2Datenschutz und Datensicherheit 3.3Datenschutz und Datensicherheit beim Cloud-Computing 3.4Ermittlung und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen 3.5Sicherstellung des gesetzlichen Zugriffs 3.6Sicherstellung der Beweiskraft vor Gericht 3.7Rechte der Mitarbeiter und Beteiligungsrechte des Betriebsrates 3.8Schutz vor Verletzung des Urheberrechts 3.9Weitere Grundlagen zur Gestaltung rechtssicherer Lösungen 3.9.1Rechnungslegungsrelevante Dokumente 3.9.2Personalwesen 3.10Verfahrensdokumentation 3.10.1Beschreibung der sachlogischen Lösung 3.10.2Beschreibung der programmtechnischen Lösung 3.10.3Beschreibung der Maßnahmen zur Gewährleistung der Programmidentität 3.10.4Beschreibung der Maßnahmen zur Gewährleistung der Datenintegrität 3.10.5Arbeitsanweisungen 3.11Zertifizierung von Systemen und Lösungen 3.11.1Zertifizierung von Dokumenten-Management-Lösungen 3.11.2Zertifizierung von Cloud-Services 4Dokumenten-Management-Systeme 4.1Dokumente und Dokumenten-Management 4.1.1Der Zweck des Dokuments 4.1.2Erscheinungsformen von elektronischen Dokumenten 4.1.3Der Dokumentenlebenszyklus 4.1.4Daten und Dokumente 4.1.5Die Beschreibung des Dokuments 4.2Funktionsbereiche eines DMS 4.2.1Erfassung eingehender Dokumente 4.2.2Sichere und strukturierte Ablage 4.2.3Zugriff auf die Dokumente 4.2.4Suche und Navigieren 4.2.5Bereitstellung für Externe 4.2.6Administration eines DMS 4.2.7Weitere Funktionen 4.3Anwendungsgebiete 4.3.1Nutzung von bestimmten Funktionen eines Dokumenten-Management-Systems 4.3.2Das Zusammenwirken von mehreren Funktionen 4.4Das Umfeld von Dokumenten-Management-Systemen 4.4.1Nutzung der Dokumenten-Management-Systeme 4.4.2Unterstützende Komponenten für Dokumenten-Management-Systeme 4.4.3Steuerung des Dokumentenflusses und der Geschäftsprozesse 4.4.4Wissensmanagement 4.4.5Content-Management 4.4.6Records-Management 4.4.7Enterprise-Content-Management 4.5Produkte für das Dokumenten-Management 4.5.1Kriterien zur Einordnung der Produkte 4.5.2»Klassische« Dokumenten-Management-Systeme 4.5.3Enterprise-Content-Management 4.5.4Spezialsysteme 4.5.5Andere Systeme mit Dokumenten-Management-Funktionen 5Technische Umsetzung 5.1Technischer Aufbau eines DMS 5.1.1Entwurfsentscheidungen einer Lösungsarchitektur 5.1.2Betriebsmodelle 5.1.3Architekturbewertung als Entscheidungsgrundlage 5.2Der Funktionsbereich »Erfassung eingehender Dokumente« 5.2.1Scan der Dokumenteninhalte 5.2.2Erfassung der Dokumentenmerkmale als Metadaten 5.2.3Bewertung eingehender Dokumente 5.2.4Indizierung für Suche und Klassifizierung 5.2.5Übergabe an das DMS 5.3Der Funktionsbereich »Sichere und strukturierte Ablage« 5.3.1Technologien für die Speicherung der Primärdaten 5.3.2Aufbewahrung der Meta- und Strukturdaten 5.4Der Funktionsbereich »Zugriff auf die Dokumente« 5.4.1Allgemeine Konzepte des Zugriffs 5.4.2Auf Dokumente zugreifen 5.4.3Neue Dokumente erstellen 5.4.4Inhalte von Dokumenten bearbeiten 5.4.5Änderungen nachvollziehen 5.4.6Direktzugriff 5.4.7Zugriff für die interne Zusammenarbeit freigeben 5.5Der Funktionsbereich »Suchen und Navigieren« 5.5.1Freie Suche in Dokumenten 5.5.2Strukturiertes Filtern 5.5.3Navigation im Dokumentenbestand 5.6Der Funktionsbereich »Bereitstellung für Externe« 5.6.1Dokumente für den Export vorbereiten 5.6.2Dokumente auf Papier drucken 5.6.3Ein elektronisches Dokument an Externe versenden 5.6.4Ein Dokument für Externe freigeben oder veröffentlichen 6Einführung von Dokumenten-Management-Lösungen 6.1Generelle Überlegungen 6.1.1Durchdringung des Unternehmens 6.1.2Dokumenten-Management als Service 6.2Dokumentenaufbereitung 6.2.1Wichtige Aspekte der Dokumentenqualität 6.2.2Maßnahmen zur Verbesserung der Dokumentenqualität 6.3Wirtschaftliche Aspekte 6.3.1Nutzenpotenziale 6.3.2Nutzenkategorien 6.3.3Beispiele für Nutzenbetrachtungen 6.3.4Kostenfaktoren 6.3.5Gesamtbetrachtung 6.4Aufgaben bei der Einführung von Dokumenten-Management-Lösungen 6.4.1Wichtige Aspekte bei der Einführung von Dokumenten-Management-Lösungen 6.4.2Das Projekt planen 6.4.3Voruntersuchung 6.4.4Analyse der Ist-Situation 6.4.5Anforderungsdefinition 6.4.6Entwicklung des Soll-Konzepts 6.4.7Ausschreibung und Auswahl der Systeme 6.4.8Implementierung der Lösung 6.4.9Einführung der Lösung 6.5Einführung eines DMS als Migration 6.5.1Wahl des Zeitpunktes für einen Systemwechsel 6.5.2Migration des Altbestandes 7Zur Zukunft des Dokumenten-Managements 7.1Identitätsmanagement 7.2Verwendung von Blockchains 7.3Content Services 7.4Kryptografische Sicherheit 7.5Weitere Harmonisierung des EU-Rechts und darüber hinaus (z. B. UN-CEFACT) 7.6Dominanz der originär digitalen Dokumente 7.7Mobile Computing 8Anwenderberichte 8.1Die Mineralölbranche digitalisiert den Rechnungsprozess 8.1.1Ziel: Reduzierung des administrativen Aufwands durch ein DMS 8.1.2Bestandsaufnahme der dokumentenzentrischen Prozesse 8.1.3Agile Projektumsetzung 8.1.4Virtuelle Testumgebung auf Kundenseite 8.1.5Priorisierung der Umsetzung 8.1.6Automatisierte Prozesse: 3 Tage Rechnungslauf pro Rechnung 8.1.7Kosten und Nutzen 8.1.8Fazit 8.2Cloud-DMS für ein Autohaus – Prozessoptimierung bei Schmitz + Zinke in Erftstadt 8.2.1Ausgangssituation 8.2.2Anforderungen und Rahmenbedingungen 8.2.3Lösung 8.2.4Die Vorteile 8.2.5Fazit 8.3Verfahrensdokumentation am Beispiel InnoSenT GmbH 8.3.1Grundsätzliches zur Verfahrensdokumentation 8.3.2Ausgangssituation bei der InnoSenT GmbH 8.3.3Anforderungen und Rahmenbedingungen 8.3.4Vorgehensweise zur Erstellung der Verfahrensdokumentation 8.3.5Vorteile für die InnoSenT GmbH Anhang Glossar Abkürzungen Literatur Online-Quellen Autoren Dank Index Das umfassende Kompendium zum Dokumenten-Management Vollständige Darstellung des Themas Dokumenten-Management Organisation, Technik und Recht (Deutschland/Schweiz) Anforderungen, Einführung und Migration Dieses Kompendium behandelt alle wesentlichen Fragen des Dokumenten-Managements ganzheitlich und umfassend. Dabei werden Fragen der Projektplanung und der Einführung von Dokumenten-Management-Lösungen ebenso behandelt wie organisatorische, wirtschaftliche und technische Aspekte. Außerdem werden die rechtlichen Rahmenbedingungen für Deutschland und für die Schweiz ausführlich dargestellt. Die Beschreibung von Funktion, Anwendung und Nutzen von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) bildet auch in der vorliegenden Auflage einen Schwerpunkt. Sie werden sowohl mit dem für eine erfolgreiche Lösungsimplementierung erforderlichen Wissen ausgestattet, als auch in die Lage versetzt, die Funktionsweise von DMS zu verstehen und Systemalternativen zu beurteilen. Durch mehrere Anwenderberichte werden unterschiedliche Projektschwerpunkte und -ansätze veranschaulicht. Um den aktuellen Entwicklungen und Schwerpunkten besser gerecht zu werden, wurde das Buch vollständig neu strukturiert und umfassend überarbeitet. In der sechsten Auflage dieses Standardwerks werden aktuelle IT-Trends mit Relevanz für die Dokumentenverwaltung detailliert beschrieben. Neben den etablierten Cloud-Technologien werden auch neue Ansätze aus dem Bereich der Künstlichen Intelligenz oder Blockchains diskutiert und bewertet. Das Rechtskapitel wurde aufgrund der Änderungen im Bereich des Datenschutz-, IT- und Steuerrechts (z. B. durch die DSGVO und eIDAS-VO der EU, der GoBD 2.0 in Deutschland, die Abschaffung der EIDI-V und das in 2023 erwartete Inkrafttreten des neuen Datenschutzrechts der Schweiz) vollständig überarbeitet und ausgebaut. Neu eingeführt wurde ein eigenes Kapitel zu dem Thema Anforderungsanalyse. Die vorgestellten Anwendungsfälle wurden aktualisiert. Nicht zuletzt flossen die Anregungen der Leser:innen in die Überarbeitung ein. Vollständige Darstellung des Themas Dokumenten-Management Organisation, Technik und Recht (Deutschland, EU und Schweiz) Anforderungen, Einführung und Migration Neu in der 6. Auflage: Cloud-Technologien, KI, Blockchains und AnforderungsanalyseDieses Kompendium behandelt alle wesentlichen Fragen des Dokumenten-Managements ganzheitlich und umfassend. Dabei werden Fragen der Projektplanung und der Einführung von Dokumenten-Management-Lösungen ebenso behandelt wie organisatorische, wirtschaftliche und technische Aspekte. Ausserdem werden die rechtlichen Rahmenbedingungen für Deutschland, die Europäische Union - soweit die entsprechenden Vorschriften einheitlich in der ganzen EU gültig sind - und für die Schweiz ausführlich dargestellt.Die Beschreibung von Funktion, Anwendung und Nutzen von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) bildet auch in der vorliegenden Auflage einen Schwerpunkt. Sie werden sowohl mit dem für eine erfolgreiche Lösungsimplementierung erforderlichen Wissen ausgestattet, als auch in die Lage versetzt, die Funktionsweise von DMS zu verstehen und Systemalternativen zu beurteilen. Durch mehrere Anwenderberichte werden unterschiedliche Projektschwerpunkte und -ansätze veranschaulicht.Um den aktuellen Entwicklungen und Schwerpunkten besser gerecht zu werden, wurde das Buch vollständig neu strukturiert und umfassend überarbeitet. In der sechsten Auflage dieses Standardwerks werden aktuelle IT-Trends mit Relevanz für die Dokumentenverwaltung detailliert beschrieben. Neben den etablierten Cloud-Technologien werden auch neue Ansätze aus dem Bereich der Künstlichen Intelligenz oder Blockchains diskutiert und bewertet. Das Rechtskapitel wurde aufgrund der Änderungen im Bereich des Datenschutz-, IT- und Steuerrechts vollständig überarbeitet und ausgebaut. Neu eingeführt wurde ein Kapitel zum Thema Anforderungsanalyse. Die vorgestellten Anwendungsfälle wurden aktualisiert ## Das umfassende Kompendium zum Dokumenten-Management Dieses Kompendium behandelt alle wesentlichen Fragen des Dokumenten-Managements ganzheitlich und umfassend. Dabei werden Fragen der Projektplanung und der Einführung von Dokumenten-Management-Lösungen ebenso behandelt wie organisatorische, wirtschaftliche und technische Aspekte. Außerdem werden die rechtlichen Rahmenbedingungen für Deutschland, die Europäische Union – soweit die entsprechenden Vorschriften einheitlich in der ganzen EU gültig sind – und für die Schweiz ausführlich dargestellt. Um den aktuellen Entwicklungen und Schwerpunkten besser gerecht zu werden, wurde das Buch vollständig neu strukturiert und umfassend überarbeitet. In der sechsten Auflage dieses Standardwerks werden aktuelle IT-Trends mit Relevanz für die Dokumentenverwaltung detailliert beschrieben. Neben den etablierten Cloud-Technologien werden auch neue Ansätze aus dem Bereich der Künstlichen Intelligenz oder Blockchains diskutiert und bewertet. Das Rechtskapitel wurde aufgrund der Änderungen im Bereich des Datenschutz-, IT- und Steuerrechts vollständig überarbeitet und ausgebaut. Neu eingeführt wurde ein Kapitel zum Thema Anforderungsanalyse. Die vorgestellten Anwendungsfälle wurden aktualisiert. In diesem Kompendium wird das Dokumenten-Management (DM) umfassend dargestellt. Fragen der Projektplanung und Einführung von DM-Ls̲ungen werden ebenso behandelt wie organisatorische, wirtschaftliche und rechtliche Probleme (Deutschland und Schweiz). Die Funktionsweise der Systeme wird jeweils so umfassend erklr̃t, dass Leser*innen Alternativen der Implementierung beurteilen kn̲nen. In der 6. Auflage wurden die Hintergründe zur technischen Umsetzung grundlegend neu geschrieben und berücksichtigen die Entwicklungen der letzten Jahre. Das Rechtskapitel wurde auf Grund der umfangreichen gesetzlichen Änderungen im Bereich des Datenschutz-, IT- und Steuerrechts fast vollstñdig neu erstellt